Entre os diversos recursos do Bitrix24, o uso de modelos de tarefas se destaca como uma das formas mais eficazes para melhorar processos e garantir consistência em demandas recorrentes.
Neste guia, você aprenderá como criar modelos de tarefas no Bitrix24, desde as configurações básicas até opções avançadas de personalização.
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Por que usar modelos de tarefas no Bitrix24?
Com eles é possível definir padrões para atividades repetitivas, economizando tempo e garantindo que todos os detalhes sejam preenchidos de forma consistente.
Esse recurso é ideal para tarefas como geração de faturas, acompanhamento de demandas de clientes e atividades padronizadas de equipe, evitando retrabalhos e esquecimentos.
Passo a passo: Como Criar um Modelo de Tarefa no Bitrix24
Acessando o Painel de Tarefas e Projetos
Para iniciar, acesse seu painel de tarefas e projetos no Bitrix24. Na interface principal, clique em “Criar” e, em seguida, selecione a seta ao lado para visualizar todos os modelos de tarefas.
Selecionando a Opção de Criar Novo Modelo
Dentro do painel de modelos, você terá acesso a uma lista de todos os modelos existentes, com informações como o responsável por cada tarefa e os dados de criação. Para adicionar um novo modelo, clique em “Criar”.
Preenchendo as Informações Básicas da Tarefa
Ao iniciar a criação do modelo, comece preenchendo os detalhes básicos, como o nome do cliente e a demanda específica (exemplo: “gerar fatura”). Defina um título claro e informativo para a tarefa de facilitar a identificação no futuro.
Personalizar Campos e Atributos
O Bitrix24 permite a criação de diversos atributos e campos adicionais para sua tarefa.
Adicione detalhes como o nome da empresa, informações do cliente e outros campos específicos, que ficarão salvos no modelo para uso posterior. Esses atributos podem incluir desde prazos até anexos necessários.
Definindo Responsáveis e Prazos
Após definir os campos, selecione a responsabilidade pela tarefa, podendo ser uma pessoa específica ou um departamento inteiro. Em seguida, defina o prazo para a conclusão da tarefa, com opções de dias, horas ou minutos, conforme a urgência.
Ajustando Opções Avançadas
A plataforma oferece diversas configurações adicionais, como a opção de pular fins de semana e permitir que o responsável altere os dados de término.
Também é possível vincular dados do CRM, facilitando o acesso às informações do cliente durante a execução da tarefa.
Salvando o Modelo
Após configurar todas as opções e campos desejados, clique em Salvar para armazenar o modelo. Agora, ele estará disponível para seleção sempre que uma nova tarefa com esse perfil precisar ser criada.
Vídeo Tutorial: Veja o Processo na Prática!
Para complementar este tutorial, confira o vídeo que detalha cada etapa da criação de modelos de tarefas no Bitrix24. Assista ao processo completo, veja dicas práticas e entenda como configurar os detalhes em seu painel.
Como Utilizar o Modelo Criado
Após configurar e salvar seu modelo, você poderá utilizá-lo rapidamente ao criar uma nova tarefa.
Basta acessar a seção de tarefas, selecionar o modelo desejado e preencher os dados específicos, como o nome do cliente e a demanda atual. Em poucos cliques, sua tarefa será definida e pronta para execução, economizando tempo e aumentando a produtividade.
Dicas para Aproveitar ao Máximo os Modelos de Tarefas
- Automatizar processos: utilize modelos para tarefas recorrentes que exijam consistência, como geração de relatórios, acompanhamento de processos ou envio de propostas.
- Organizar por Departamentos: configure modelos específicos para cada equipe, garantindo que cada setor tenha seus processos padronizados e bem definidos.
- Revisar e Atualizar Periodicamente: avalie seus modelos de tempos em tempos para garantir que as informações e os processos estejam atualizados.
Conclusão
Criar modelos de tarefas é uma maneira eficiente de otimizar processos e garantir que as atividades sejam realizadas de maneira consistente e com todos os detalhes necessários. Além de organizar o fluxo de trabalho, essa funcionalidade ajuda a reduzir erros e economizar tempo para toda a equipe.
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