Automatizar tarefas repetitivas e criar fluxos de trabalho eficientes é essencial para melhorar a produtividade de qualquer equipe. O Bitrix24 oferece ferramentas robustas para isso, permitindo desde a aprovação de contratos até o envio automático de relatórios.
Neste guia completo, você aprenderá como criar configurações personalizadas e transformar sua rotina operacional!
Fluxos de Trabalho Padrão do Bitrix24
O Bitrix24 já vem equipado com cinco fluxos de trabalho padrão, projetados para automatizar e facilitar processos comuns no ambiente corporativo. Confira cada um deles:
- Aprovação de licença: agiliza o processo de solicitação e aprovação de folgas, férias ou licenças, garantindo que tudo seja registrado e comunicado de forma eficiente.
- Viagem de negócios: gestão de operações, aprovações e relatórios de despesas relacionadas a viagens corporativas, mantendo uma equipe organizada e informada.
- Solicitações gerais: permite criar e rastrear ofertas diversas, como materiais de escritório, reparos ou outros pedidos internos.
- Pedido de compra: automatiza o fluxo de solicitação, aprovação e acompanhamento de compras, desde a requisição até o fechamento do pedido.
- Relatório de despesas: facilita o registro e a aprovação de despesas corporativas, simplificando o fornecimento de contas de funcionários e equipes.
Esses modelos são ideais para tarefas comuns, mas você pode adaptá-los ou criar fluxos totalmente personalizados para atender às demandas específicas de sua empresa.
Como Criar Fluxos de Trabalho Personalizados no Bitrix24
1 – Acesse o menu Automação: acesse Fluxos de Trabalho > Fluxos de Trabalho no Feed e clique em “Criar Novo“.
2 – Preencha as informações necessárias:
-
- Nome: escolha um título claro e objetivo.
- Descrição: informe o objetivo do fluxo.
- Ordenação: defina a posição na lista.
- Imagem: adicione um ícone visual.
- Item de bloqueio automático: impede edições simultâneas.
- Títulos: Personalize os elementos e seções do fluxo de trabalho. Por exemplo, mude “Adicionar Elemento” para “Adicionar Conferência“.
- Acesso: configure permissões para “Adicionar“, “Editar”, “Visualizar“, entre outros.
Automatizando Fluxos de Trabalho com Regras e Gatilhos
O que são Regras de Automação e Gatilhos?
- Regras de Automação: são ações automáticas definidas para acertar em resposta a determinadas condições. Por exemplo:
- Enviar um e-mail de confirmação quando um cliente avançar para um novo estágio.
- Crie tarefas automaticamente para a equipe ao abrir um novo negócio.
- Gerar documentos baseados em informações pré-definidas.
- Gatilhos: funcionam como sensores que monitoram ações específicas realizadas pelo cliente ou pela equipe e acionam mudanças nos fluxos de trabalho. Por exemplo:
- Quando um cliente visualiza um e-mail, o sistema move o negócio para o próximo estágio.
- Após o pagamento de uma fatura, o CRM notifica automaticamente o setor responsável.
Regras de Automação no CRM
Fundamentais para gerenciar fluxos de trabalho de forma dinâmica. Eles permitem que você:
- Crie ações automáticas: configure tarefas que gerem elementos no CRM com base em interações específicas.
- Editar processos existentes: ajuste dados ou atualize automaticamente.
- Excluir elementos: automatize a remoção de itens não necessários, como testes ou duplicatas. Exemplo Prático:
Imagine que um cliente atinja o estágio de “Aprovação do contrato”. O sistema, através de uma regra de automação, gera automaticamente um documento padronizado e o envia para revisão.
Como configurar regras de automação
1 – Acesse o menu Automação no Bitrix24.
2 – Selecione o pipeline ou processo que deseja automatizar.
3 – Escolha as ações que serão realizadas automaticamente em cada estágio.
4 – Teste o funcionamento para garantir que as regras estejam alinhadas aos objetivos do fluxo.
Gatilhos: Monitorando Ações em Tempo Real
Configurados para rastrear eventos específicos e executar ações com base neles. Eles monitoram:
- Interações do cliente: um gatilho detecta quando o cliente abre um e-mail de oferta e move o negócio para “Interesse demonstrado“.
- Pagamentos e respostas: ao identificar o pagamento de uma fatura, o gatilho aciona uma notificação para a equipe financeira.
Exemplo de Integração entre Regras e Gatilhos
- Um gatilho detecta que o cliente respondeu a um formulário de contato.
- Uma regra de automação cria automaticamente um novo negócio no CRM.
- Outra regra é enviar um e-mail de boas-vindas e criar uma tarefa para um representante entrar em contato.
Com essa integração, processos que antes dependiam de intervenção manual agora acontecem de forma automática, economizando tempo e diminuindo erros.
Saiba mais:
Exemplos Práticos de Fluxos de Trabalho Automatizados
- Automação de contratos: quando o negócio atinge o estágio de “Assinatura do contrato”, o sistema cria automaticamente um item para o jurídico.
- Atualização de status: ao concluir um negócio, o sistema notifica todos os envolvidos sobre a alteração.
- Exclusão de elementos desnecessários: fluxos de teste podem ser excluídos automaticamente quando atingirem o estágio final.
Dicas para Maximizar a Automação no Bitrix24
- Organize os fluxos de trabalho: utilize nomes claros e imagens para fácil identificação.
- Automatize tarefas repetitivas: foque em processos como aprovações e relatórios.
- Treine sua equipe: garanta que todos saibam utilizar os fluxos corretamente.
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