O Bitrix24 é uma solução completa de CRM, amplamente utilizada por empresas que desejam otimizar suas operações de vendas, gestão de projetos e atendimento ao cliente. Uma das funcionalidades mais eficientes é a automação de tarefas dentro do pipeline de vendas.
Neste guia, vamos explicar com detalhes a funcionalidade para que você conheça as vantagens, personalize a automação e aplique na sua gestão de vendas.
O que é a automação de tarefas no Bitrix24?
A automação de tarefas é o disparo automático de ações pré-definidas quando um card é movido entre as etapas do pipeline de vendas. Isso inclui a criação de tarefas para os membros da equipe, notificações, geração de relatórios ou até o envio de e-mails, tudo baseado em eventos específicos.
Essa funcionalidade é principalmente útil em um cenário de vendas, para que as etapas e prazos dos projetos e atendimentos sejam seguidos com precisão. Com isso, você garante que nenhum cliente ou lead fique sem acompanhamento.
Crie sua tarefa automática no Bitrix24: passo a passo
Agora, veja as instruções para configurar uma tarefa automática:
1 – Acesse o CRM Negócios: dentro do seu Bitrix24, vá para a seção “CRM” e escolha “Negócios”. É aqui que você visualiza todos os cards e etapas do seu pipeline de vendas.
2 – Configuração de automação: no canto superior direito da tela, clique em “Automação”. Nesta fase, configure os gatilhos para ações automáticas. Escolha a coluna do pipeline onde deseja que a tarefa seja criada.
3 – Criar nova tarefa: na opção de automações, selecione “Adicionar Tarefa”. Aqui, defina as principais informações da tarefa, como o título e a descrição. Exemplo: “Entrar em contato com o lead” ou “Gerar boleto”.
4 – Personalize a tarefa com dados do CRM: preencha a tarefa automaticamente com dados do CRM, como o nome da empresa e do contato, sem precisar inserir essas informações manualmente, economizando tempo.
5 – Defina o prazo e o responsável: após configurar a tarefa, estabeleça o prazo de execução e atribua o responsável. Assim, o sistema cria a tarefa automaticamente ao mover o card para a coluna correspondente no pipeline, garantindo sua conclusão no tempo certo.
Benefícios da automação de tarefas no Bitrix24
A automação de tarefas oferece inúmeras vantagens para empresas que buscam eficiência e organização. Aqui estão algumas das principais:
- Aumento da produtividade: com tarefas criadas automaticamente, sua equipe de vendas ganha mais tempo para focar em atividades mais estratégicas, eliminando parte dos processos manuais.
- Redução de erros humanos: a automação garante a criação da tarefa sempre que um determinado gatilho for acionado, eliminando o risco de alguém esquecer de adicionar uma tarefa importante.
- Melhor acompanhamento de leads: nenhuma oportunidade é perdida graças as automações criadas conforme os leads avançam no pipeline.
- Organização e controle: mantenha o fluxo de trabalho organizado, tenha uma visão clara das tarefas atribuídas a cada membro da equipe e do prazo de execução de cada uma.
Acompanhe na prática a criação da automação de tarefas
Veja o processo completo em ação no vídeo tutorial que preparamos. Nele, explicamos com mais detalhes cada etapa e damos dicas adicionais para aproveitar ao máximo o Bitrix24.
Veja outras vantagens e funções do Bitrix24:
Como personalizar a automação no Bitrix24
Além de criar tarefas, a plataforma permite personalizar automações conforme a necessidade do seu negócio. Algumas personalizações incluem:
- Ações diferentes para cada etapa do pipeline: estipule ações específicas para cada etapa. Por exemplo, na etapa de negociação inicial, crie uma automação para entrar em contato com o lead, enquanto na etapa de fechamento, o sistema cria uma tarefa para preparar o contrato.
- Envie e-mails automáticos: além de tarefas, automatize também o envio de e-mails para os clientes à medida que os leads progridem no pipeline.
- Obtenha relatórios instantâneos: ao final de cada etapa, o sistema gera relatórios automáticos para que você tenha uma visão clara do progresso.
Aproveite ao máximo as automações. Algumas dicas:
Revise as automações periodicamente: os processos de venda mudam e evoluem com o tempo. Por isso, revise as automações periodicamente para garantir que ainda estejam alinhadas com suas metas e necessidades.
Teste diferentes gatilhos: explore as opções de gatilhos, para ver quais funcionam melhor para o seu negócio. Você pode, por exemplo, automatizar uma série de ações que ocorrem simultaneamente quando um lead avança para uma nova etapa.
Integre com outras ferramentas: o Bitrix24 permite integração com outras plataformas, o que expande ainda mais as possibilidades de automação.
Conclusão
A automação de tarefas é um recurso eficiente que melhora a produtividade e garante a correta fluidez em seu processo de vendas.
Com esse recurso, sua equipe ganha tempo e foca em atividades estratégicas, enquanto o sistema cuida das operações diárias.
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