Repetir tarefas é uma necessidade comum nas empresas, principalmente para atividades que precisam ser realizadas com frequência, como relatórios semanais, verificações de status ou atualizações de clientes.
O Bitrix24 permite configurar tarefas recorrentes com facilidade, automatizando esses processos e garantindo que nada seja esquecido. Para aprender como realizar o processo passo a passo, continue lendo!
O que é uma tarefa recorrente no Bitrix24?
É uma tarefa que se repete automaticamente conforme as configurações definidas pelo usuário.
Esse recurso é ideal para atividades que precisam ocorrer em determinados momentos, como semanal ou mensalmente, sem a necessidade de criar uma nova tarefa a cada vez.
Como Criar uma Tarefa Recorrente
1. Acesse o Painel de Tarefas
Acesse a seção “Tarefas e Projetos” no seu painel Bitrix24. Clique em “Criar” e comece a preencher as informações da tarefa. No exemplo que vamos usar, imagine que você precisa criar um relatório semanal.
2. Defina o Nome e Descrição da Tarefa
Escolha um nome para a tarefa, como “Informar Relatórios”. Adicione uma descrição detalhada que inclua as etapas ou a lista de verificação necessária. Lembre-se de que cada detalhe necessário aqui será replicado a cada tarefa.
3. Configurar o Checklist
Se a tarefa requer um checklist, inclua os itens diretamente. Esses detalhes serão obrigatórios para cada instância da tarefa, facilitando a organização e garantindo que todos os pontos sejam selecionados em cada reprodução.
4. Escolha o Prazo
Defina o prazo inicial da tarefa. Ele poderá ser ajustado conforme necessário, e qualquer alteração feita posteriormente será aplicada às tarefas futuras.
Vídeo Tutorial: Veja o Processo na Prática!
Assista ao vídeo abaixo para ver todas essas etapas detalhadamente e entenda como configurar tarefas recorrentes no Bitrix24:
Configurando a Recorrência da Tarefa
Ative a Opção de Repetição
Role a página para baixo e ative a opção “Repetir Tarefa”. A partir daqui, o Bitrix24 permitirá que você escolha quando e com que frequência deseja que a tarefa seja repita.
Determine a Frequência
Defina a frequência da tarefa – diária, semanal ou mensal. Para uma tarefa semanal, por exemplo, escolha o dia da semana e o intervalo entre as ocorrências (como toda segunda-feira).
Selecione o Horário de Criação
Escolha o local exato em que a tarefa será criada automaticamente no sistema. Essa definição ajuda a garantir que a tarefa esteja pronta no início do dia de trabalho, sem atrasos.
Defina um dado de término
Se você precisar de uma tarefa recorrente, tenha um prazo específico para parar, defina a data de término. Essa ferramenta é útil, por exemplo, para projetos temporários ou tarefas que ocorrem apenas durante um mês específico.
Editando Tarefas Recorrentes
Após criar a tarefa, você pode modificar o prazo, os responsáveis e até mesmo o checklist.
No modelo da tarefa, faça ajustes que serão aplicados a todas as execuções futuras da tarefa recorrente. Para acessar o modelo, clique na tarefa ativa e selecione “Editar”.
Vantagens de Criar as Tarefas Recorrentes
- Economia de Tempo: automatiza tarefas repetitivas.
- Maior Consistência: reduz o risco de esquecer tarefas importantes.
- Facilidade de Monitoramento: facilita o acompanhamento e a revisão de tarefas recorrentes.
Conclusão
Com a funcionalidade de repetição de tarefas do Bitrix24, você consegue automatizar processos essenciais, garantindo que prazos e compromissos sejam sempre cumpridos.
E se você precisar de ajuda para configurar suas tarefas ou quiser explorar outras funções do Bitrix24, nossa agência oferece suporte completo e gratuito para tirar o máximo da plataforma!
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