A estrutura organizacional de uma empresa é um dos pilares que garantem eficiência e produtividade no dia a dia.
Dentro de plataformas de gestão empresarial, como o Bitrix24, organizar departamentos e subdepartamentos é uma tarefa fundamental para alinhar processos, distribuir responsabilidades e garantir que cada colaborador esteja ciente de seu papel.
Neste artigo, vamos explorar o passo a passo de como criar e gerenciar departamentos e subdepartamentos no Bitrix24, mergulhando em todos os detalhes e funcionalidades que essa ferramenta oferece para estruturar de forma clara e organizada os setores da sua empresa.
A Importância de Organizar a Estrutura da Empresa no Bitrix24
É importante entender por que a organização da estrutura da sua empresa no Bitrix24 é essencial para uma gestão eficaz. Um organograma bem definido:
- Facilita a comunicação interna ao deixar claro quem são os responsáveis por cada área.
- Otimiza processos, permitindo uma melhor delegação de tarefas e evitando sobreposição de funções.
- Aumenta a transparência dentro da empresa, uma vez que todos podem visualizar a hierarquia e os departamentos.
- Ajuda a automatizar fluxos de trabalho, pois cada departamento pode ter suas próprias permissões, acessos e integrações com outros sistemas dentro do Bitrix24, como CRM, tarefas e calendário.
Acessando o Módulo de Estrutura no Bitrix24
Para começar a desenhar o organograma da sua empresa no Bitrix24, siga os passos abaixo:
- Entre no seu ambiente Bitrix24: no canto superior direito, localize o botão Convidar, que é onde você pode adicionar novos colaboradores à plataforma.
- Acesse a Estrutura da Empresa: logo abaixo do botão Convidar, você verá um atalho para Estrutura. Clicando nele, você será levado para a tela onde é possível visualizar e editar a estrutura organizacional da sua empresa.
Criando Departamentos: Nomeação, Supervisão e Atribuição de Colaboradores
Adicionar um Novo Departamento
Clique no botão Adicionar Departamento. Aqui você terá que inserir o nome do departamento que está sendo criado. O ideal é que o nome seja claro e descritivo, para que todos na empresa saibam de imediato a função daquele setor.
Selecionar o Departamento Principal
Se o novo departamento for subordinado a outro setor, você pode marcá-lo como um subdepartamento. Caso contrário, ele será o departamento principal na hierarquia.
Nomear o Supervisor
O Bitrix24 permite que você atribua responsáveis para garantir que a hierarquia esteja clara para todos. Supervisores têm permissões específicas, como gerenciar os colaboradores do departamento e definir prioridades dentro das tarefas atribuídas.
Adicionar Colaboradores
Uma vez criado o departamento, você pode adicionar os membros da equipe. Para isso, basta clicar no colaborador desejado e arrastá-lo para o departamento correto. Esse sistema de drag and drop é simples e visual, permitindo que você reestruture equipes com facilidade sempre que necessário.
Vídeo Tutorial: Veja o Processo na Prática!
Para facilitar ainda mais, preparamos um vídeo tutorial onde mostramos todo o processo de configuração. Assista agora e acompanhe o passo a passo visualmente:
Saiba mais:
Criando Subdepartamentos: Como Estruturar Áreas Secundárias
Adicionar Subdepartamento
No botão + ao lado do departamento principal, você pode criar um novo subdepartamento. Por exemplo, dentro do departamento de Marketing, você pode criar subdepartamentos para Redes Sociais, Publicidade e Design Gráfico.
Atribuir Colaboradores e Supervisores
Cada subdepartamento pode ter seus próprios supervisores e colaboradores, o que permite um nível mais granular de controle e delegação de tarefas.
Sendo especialmente útil para empresas que precisam de uma estrutura bem definida, onde cada equipe possui responsabilidades específicas num setor maior.
Exemplo Prático de Subdepartamento
Dentro do departamento de Vendas, você pode ter um subdepartamento de Suporte ao Cliente e outro de Inside Sales, com equipes distintas e focos de atuação específicos.
Funcionalidades Avançadas para Departamentos e Subdepartamentos
A plataforma oferece várias ferramentas adicionais que tornam o gerenciamento da estrutura organizacional ainda mais eficiente:
- Permissões e Acessos Personalizados: cada departamento pode ter suas próprias permissões de acesso. Significa que você pode definir quem tem acesso a determinados arquivos, pastas ou áreas da empresa. Por exemplo, o departamento financeiro pode ter acesso restrito a documentos fiscais, enquanto o departamento de vendas tem acesso ao CRM da empresa.
- Notificações Personalizadas: supervisores podem configurar notificações para serem avisados quando novos colaboradores forem adicionados ao seu departamento ou quando houver mudanças na estrutura organizacional.
- Integrações Internas: a estrutura criada no organograma do Bitrix24 pode ser integrada com outras ferramentas da plataforma, como tarefas, projetos, calendário e comunicação interna, facilitando o gerenciamento e centralizando automações com fluxos de trabalho.
Melhores Práticas para Organizar sua Estrutura no Bitrix24
- Evite a sobrecarga de Departamentos: Tente não criar muitos subdepartamentos, a menos que seja realmente necessário. Manter a estrutura simplificada ajuda a evitar confusões e sobreposição de responsabilidades.
- Defina Responsabilidades Claras: Sempre atribua um supervisor a cada departamento e subdepartamento, garantindo que haja uma pessoa responsável pelo acompanhamento das atividades.
- Revise Periodicamente a Estrutura: Com o crescimento da empresa, é comum que a estrutura precise ser revisada. Mantenha o organograma atualizado para refletir as mudanças organizacionais.
Se precisar de ajuda para configurar a estrutura organizacional da sua empresa no Bitrix24, nossa agência oferece suporte completo e gratuito. Fale conosco e descubra como podemos ajudar sua empresa a aproveitar ao máximo essa poderosa ferramenta de gestão!
