Para manter a produtividade e organização dentro de um projeto, é fundamental dividir grandes tarefas em etapas menores e mais fáceis de gerenciar. No Bitrix24, isso é possível por meio das subtarefas, as quais são tarefas vinculadas a uma tarefa principal (tarefa mãe).
Essa funcionalidade permite estruturar melhor o fluxo de trabalho, distribuindo responsabilidades de maneira clara e facilitando o acompanhamento do progresso.
A seguir, veja como criar subtarefas tanto na versão Web quanto no aplicativo móvel do Bitrix24.
Como Criar Subtarefas no Bitrix24
Criando Subtarefas no Aplicativo Móvel
1.- Abra uma tarefa no aplicativo móvel do Bitrix24.
2.- Toque no botão de três pontos no canto superior direito da tela.
3.- Selecione Adicionar subtarefa. (Aqui há um detalhe que o botão não aparece, aparece é a opção de: “Tarefa Dependente” e lá você pode criar a tarefa)
4.- Configure a subtarefa com título, responsável, prazo e demais detalhes.
5.- Salve a subtarefa e acompanhe seu progresso dentro da tarefa principal.
Criando Subtarefas na Versão Web
A versão web do Bitrix24 oferece várias maneiras de adicionar subtarefas, garantindo flexibilidade para diferentes estilos de trabalho.
1. Dentro da Visualização de uma Tarefa
- Abra a tarefa desejada.
2.- Clique em Adicionar > Criar subtarefa.
3.- Configure os detalhes da subtarefa e salve.
2. Durante a Criação de uma Nova Tarefa
1.- Clique em Mais para acessar configurações avançadas.
2.- No campo Subtarefa de, clique em Adicionar e selecione a tarefa principal.
3.- Essa opção transforma a nova tarefa em uma subtarefa da primeira, mantendo a hierarquia organizada.
3. Pela Lista de Tarefas
- Abra o menu de ações da tarefa.
- Selecione Criar subtarefa.
- Configure os detalhes e finalize a criação.
4. No Gráfico de Gantt
1.- Acesse o Gráfico de Gantt dentro da seção de tarefas.
2.- Clique com o botão direito do mouse em uma tarefa.
3.- Escolha Criar subtarefa.
4.- Certifique-se de ativar as opções Subtarefas do grupo e Minha classificação para melhor organização.
Quando uma tarefa é transformada em subtarefa, a tarefa acima dela se torna automaticamente a tarefa principal, mantendo uma estrutura hierárquica clara.
Como Configurar Datas de Subtarefas
A gestão de prazos dentro do Bitrix24 pode ser automatizada para facilitar o acompanhamento das entregas.
Derivar Datas das Subtarefas para a Tarefa Principal
É possível calcular automaticamente as datas de início e término da tarefa principal com base nas subtarefas. Isso ajuda a garantir que todas as atividades sejam programadas corretamente no projeto.
- Ao criar ou editar uma tarefa, clique em Opções.
- Habilite a opção Derivar datas da tarefa das datas da subtarefa.
- O Bitrix24 ajustará automaticamente:
- A data de início da tarefa principal para a mais próxima entre as subtarefas.
- A data de conclusão com base na subtarefa que tenha o prazo mais distante.
Essa funcionalidade evita conflitos de prazo e facilita a organização das atividades.
O Que Acontece Quando Todas as Subtarefas São Concluídas?
Para melhorar a automação no gerenciamento de tarefas, é possível configurar o Bitrix24 para concluir automaticamente a tarefa principal quando todas as subtarefas forem finalizadas.
Como Ativar Essa Opção:
- Ao criar ou editar uma tarefa, clique em Opções.
- Ative a opção Completar tarefa automaticamente quando todas as subtarefas estiverem concluídas (e vice-versa).
- Se essa opção não estiver ativada, as subtarefas serão desvinculadas da tarefa principal ao serem terminadas.
Se sua empresa ainda não utiliza essa funcionalidade, vale a pena explorar todas as possibilidades que as subtarefas oferecem para otimizar seu fluxo de trabalho.
Experimente agora mesmo e veja como essa estrutura pode fazer a diferença no dia a dia da sua equipe!