A gestão de faturas é um ponto crucial para manter um fluxo de caixa organizado e uma relação transparente com os clientes.
No Bitrix24, criar e enviar faturas se torna um processo ágil e intuitivo, permitindo que você se concentre mais nas suas vendas e menos na burocracia. Neste artigo, vamos explicar passo a passo como usar essa funcionalidade, destacando como ela pode otimizar seu processo de cobrança.
Por que usar o Bitrix24 para emitir faturas?
Gerar e enviar faturas manualmente pode ser demorado e sujeito a erros, especialmente ao lidar com muitos clientes. O Bitrix24 resolve esses desafios ao automatizar etapas importantes. Ele permite:
- Agilidade no preenchimento: informações como nome do cliente e número do negócio são integradas diretamente do CRM.
- Personalização de documentos: escolha de modelos de fatura adequados à identidade da sua empresa.
- Envio simplificado: envie os documentos por endereço eletrônico sem precisar de ferramentas externas.
Como Criar uma Fatura no Bitrix24
Siga estas etapas simples para criar uma fatura diretamente no Bitrix24:
Passo 1: Abra o Negócio Correspondente
1 – No menu do CRM, localize o negócio no qual deseja basear a fatura.
2 – Clique no negócio para abrir seus detalhes.
Passo 2: Acesse a Opção de Fatura
1 – No canto superior direito da tela, clique no botão Fatura.
Detalhes do Formulário de Fatura
Quando você acessa o formulário, o Bitrix24 já preenche automaticamente:
- O número do negócio relacionado, garantindo a organização com base nos dados do CRM.
- As informações de contato do cliente, poupando tempo e reduzindo erros, graças à integração entre os módulos de CRM e contatos.
Esses dados são protegidos por medidas de segurança do Bitrix24, como criptografia e permissões de acesso configuráveis, garantindo que somente usuários autorizados possam visualizar ou editar as informações.
Além disso, a sincronização automática elimina a chance de inconsistências ou duplicações no banco de dados. Você pode revisar e ajustar os detalhes conforme necessário antes de salvar.
Como Enviar uma Fatura para o Cliente
Após criar a fatura, o envio é igualmente simples. Veja como:
Passo 1: Gere o Documento
1 – No formulário da fatura, clique no botão Documento.
2 – Escolha o modelo de documento desejado.
Passo 2: Escolha o Formato do Documento
O Bitrix24 oferece opções flexíveis para gerar documentos:
- Formato DOCX: Disponível imediatamente.
- Arquivo PDF: Gerado automaticamente em poucos segundos.
Automatize o Envio de Faturas
Configure automações no CRM para gerar faturas automaticamente com base em eventos como o fechamento de um negócio. Aqui está como configurar:
- Acesse o menu de automações no módulo de CRM.
- Escolha o pipeline ou etapa do negócio onde deseja configurar a automação.
- Clique em Adicionar Automação e selecione a ação “Criar Fatura”.
- Configure as condições para disparar a automação, como “Negócio marcado como ganho”.
- Escolha os campos a serem preenchidos automaticamente na fatura, como cliente, valores e descrição do serviço/produto.
- Salve a automação e teste o processo criando um negócio de exemplo para verificar se a fatura é gerada corretamente.
Com isso, o sistema garantirá que nenhuma fatura seja esquecida, poupando tempo e reduzindo erros no processo de cobrança.
Dicas Extras para Usar as Faturas no Bitrix24
- Personalize os Modelos: Ajuste os modelos de documentos para incluir o logotipo e os dados da sua empresa, garantindo um toque personalizado.
- Monitore os Pagamentos: Utilize o CRM para acompanhar o status das faturas e garantir que os pagamentos sejam realizados no prazo.
Experimente essa solução e descubra como ela pode reduzir tarefas repetitivas e elevar a eficiência da sua gestão financeira! Para mais dicas sobre o uso do Bitrix24, explore nossos tutoriais gratuitos ou entre em contato com a equipe de suporte da 23A.
