O controle de tarefas e projetos no Bitrix24 centraliza toda a gestão de atividades, prazos e equipes em um único ambiente, com integração ao CRM, à comunicação interna e às automações da plataforma.
Quando tarefas, projetos e comunicação ficam no mesmo sistema, o gestor acompanha o andamento em tempo real, redistribui carga antes que os prazos comprometam a entrega e elimina o retrabalho de consolidar informações espalhadas em ferramentas diferentes.
Neste guia, aprenda a criar tarefas, estruturar projetos, escolher o modo de visualização certo para cada situação e usar os recursos avançados atualizados.
O que é o módulo de tarefas e projetos no Bitrix24
O módulo de Tarefas e Projetos é um dos pilares do Bitrix24, ao lado do CRM e do Contact Center. Ele organiza desde atividades simples e pontuais até projetos complexos com múltiplas equipes, cronogramas e controle de acesso por função.
Ao contrário de ferramentas isoladas de gestão de tarefas, o módulo do Bitrix24 se conecta diretamente ao CRM, ao calendário, à comunicação interna e às automações da plataforma. Assim, uma tarefa criada a partir de um negócio no CRM já chega ao responsável com contexto, prazo e histórico do cliente.
Esse nível de integração é o que diferencia o controle de tarefas e projetos no Bitrix24 de um simples organizador de atividades. O time executa, o gestor acompanha e o processo avança sem precisar alternar entre sistemas.
Tarefa ou projeto: qual a diferença no Bitrix24
Entender essa distinção evita um erro comum: transformar tudo em tarefa avulsa e perder a estrutura que a plataforma oferece.
Uma tarefa é uma atividade com responsável, prazo e resultado esperado. Serve para demandas pontuais como enviar uma proposta, revisar um contrato, responder a um cliente. Cada tarefa tem seu próprio espaço de discussão, checklist, arquivos e rastreamento de tempo.
Um projeto é um conjunto estruturado de tarefas com objetivo comum, feed próprio, calendário, disco de arquivos e controle de acesso por função. Serve para entregas que envolvem múltiplas pessoas e etapas interdependentes, por exemplo, lançar um produto, integrar um novo cliente, executar uma campanha de marketing.
Na prática, a regra é simples: quando a demanda tem mais de uma etapa, mais de uma pessoa envolvida e um prazo de entrega global, ela vira projeto. Quando é uma ação isolada com responsável único, vira tarefa.
Como criar uma tarefa no Bitrix24
O Bitrix24 oferece duas formas de criar uma tarefa, com níveis diferentes de detalhamento. A escolha entre elas depende da complexidade da demanda e do quanto de contexto o responsável vai precisar para executar.
Formulário rápido
O formulário rápido abre diretamente no painel de tarefas ao clicar em “Criar”. Nele, você preenche apenas o essencial: título, responsável e prazo. Se necessário, ainda é possível adicionar arquivos, um checklist básico e vincular a um projeto existente.
Use o formulário rápido para demandas simples e urgentes, onde o responsável já sabe o que precisa fazer. Uma tarefa com título claro – “Enviar proposta para o cliente X até sexta” – dispensa descrição longa e já orienta a execução.
Formulário detalhado
O formulário detalhado cobre situações em que a tarefa exige mais contexto. Além dos campos básicos, ele permite adicionar observadores, participantes, lembretes automáticos, rastreamento de tempo e o campo “Resultado da tarefa” em que o responsável registra o que foi entregue ao concluir.
Esse campo de resultado é muito útil para gestores que, em vez de buscar informações em conversas de chat, o resumo da entrega fica registrado diretamente na tarefa.
O formulário detalhado também permite configurar dependências entre tarefas e vincular a atividade a um cliente ou negócio do CRM.
Como estruturar projetos no Bitrix24
Quando a demanda envolve múltiplas pessoas e etapas interdependentes, criar um projeto garante que todas as informações fiquem centralizadas e acessíveis apenas para quem participa. A seguir, veja como montar essa estrutura do zero.
Criar e configurar um projeto
Acesse Tarefas e Projetos, clique em “Projetos” e em seguida em “Criar”. Defina o nome, a descrição, as datas de início e encerramento e os membros participantes.
Após criar o projeto, ative as ferramentas que ele vai usar: feed para atualizações da equipe, calendário para prazos, disco para arquivos e tarefas para as atividades vinculadas.
Projetos com tarefas interdependentes se beneficiam da visualização em Gantt, que mostra as dependências em linha do tempo. Projetos com equipes ágeis funcionam melhor no Kanban. Essa escolha de visualização é feita dentro do próprio projeto, sem precisar configurar nada.
Criar e configurar um projeto
Cada projeto tem configurações próprias de acesso. Em Parâmetros Avançados, defina quem pode criar, editar, visualizar e concluir tarefas dentro daquele projeto. Isso evita que colaboradores de outras áreas alterem tarefas que não são de sua responsabilidade e mantém a integridade do cronograma.
Para projetos com clientes externos, o Bitrix24 permite convidar usuários externos sem dar acesso ao restante do ambiente; uma funcionalidade relevante para agências, consultorias e empresas que trabalham com parceiros.
Lista
O modo Lista exibe o máximo de informações sobre cada tarefa: nome, status, responsável, prazos e atividade recente.
É o modo padrão da plataforma e o mais indicado para gestores que precisam de uma visão ampla de todas as demandas em andamento, com possibilidade de ordenar por prazo, prioridade ou responsável.
Kanban
O Kanban organiza as tarefas em colunas por status ou etapa do processo. É o modo preferido de equipes ágeis que trabalham com entregas curtas e iterativas.
Cada card avança de coluna conforme a tarefa progride, e o gestor enxerga o gargalo imediatamente, sem precisar consultar cada responsável individualmente.
Gantt
O Gantt apresenta as tarefas em linha do tempo, com datas de início e fim e dependências entre atividades. É o modo mais indicado para projetos com cronograma definido, onde o atraso de uma tarefa impacta diretamente o início da próxima.
Projetos de construção, implantação de sistemas e lançamentos de produto se beneficiam principalmente dessa visualização.
Planejador e Calendário
O Planejador funciona de forma semelhante ao Kanban, mas permite configurar etapas personalizadas para cada projeto.
O Calendário, por sua vez, organiza as tarefas por prazo em formato de agenda e se sincroniza com Google Calendar e Outlook. Assim, o time não precisa acessar dois ambientes diferentes para organizar a semana.
Recursos avançados para o controle de tarefas e projetos
Além das funções básicas de criação e visualização, o Bitrix24 oferece três recursos que resolvem desafios específicos de operações em crescimento: distribuição automática de tarefas, visão consolidada de carga de trabalho e IA integrada à ferramenta.
Fluxo de departamento
O Fluxo é um recurso de 2025 que distribui automaticamente tarefas semelhantes entre os colaboradores de um departamento. Em vez de o gestor atribuir cada tarefa manualmente, o sistema encaminha a demanda para quem está disponível dentro do fluxo configurado.
Um exemplo prático: todas as tarefas com o título “Revisar contrato” criadas pelo time comercial são direcionadas automaticamente ao fluxo do departamento jurídico.
O sistema distribui entre os advogados disponíveis, sem intervenção do gestor. Isso reduz a carga de supervisão e garante que nenhuma demanda fique sem responsável.
Modo Supervisor e rastreamento de tempo
O modo Supervisor oferece ao gestor uma visão consolidada da carga de trabalho de cada membro da equipe: quantas tarefas estão em andamento, quantas estão atrasadas e quanto tempo foi registrado em cada uma. Com essa visão, é possível redistribuir demandas antes que o acúmulo comprometa os prazos.
O rastreamento de tempo funciona com um cronômetro que o colaborador ativa ao iniciar uma tarefa. Os dados alimentam os relatórios de produtividade e ajudam a estimar com mais precisão o esforço necessário em projetos futuros.
CoPilot em tarefas
O CoPilot é a IA nativa do Bitrix24 e está integrado ao módulo de tarefas desde as atualizações de 2025. Com ele, é possível gerar automaticamente a descrição de uma tarefa a partir de um resumo simples, criar checklists sugeridos com base no título da atividade e obter resumos automáticos de tarefas longas com muitos comentários.
Para times que criam dezenas de tarefas por semana, essa integração reduz o tempo de preenchimento e padroniza o nível de detalhamento das demandas, o que melhora a execução e facilita o acompanhamento pelo gestor.
Como integrar tarefas ao CRM do Bitrix24
A integração entre tarefas e CRM é um dos diferenciais mais relevantes da plataforma para equipes comerciais.
Quando um vendedor avança uma oportunidade para a etapa “Proposta enviada”, uma tarefa pode ser criada automaticamente para o time de entrega preparar o escopo.
Essa tarefa já chega com o nome do cliente, o valor do negócio e o prazo vinculados ao card do CRM. O gerente de vendas acompanha o status da tarefa diretamente no Kanban do CRM, sem precisar abrir o módulo de tarefas separadamente.
Além disso, o departamento de vendas pode criar tarefas para outras áreas diretamente a partir do card do cliente.
Cada área enxerga suas próprias tarefas sem ter acesso aos dados comerciais que não são de sua responsabilidade. Assim, a comunicação entre departamentos acontece dentro da plataforma, com histórico registrado e rastreável.
Conheça mais recursos para controle de tarefas e projetos no Bitrix24:
Como acompanhar o desempenho da equipe em tarefas
Configure os relatórios de tarefas antes de o time começar a usar o módulo. Relatórios configurados depois da operação já iniciada perdem os dados do período anterior e comprometem a análise de evolução ao longo do tempo.
Algumas métricas essenciais de acompanhamento são:
- Taxa de conclusão no prazo por colaborador;
- Número de tarefas atrasadas por projeto;
- Tempo médio de execução por tipo de tarefa e
- Carga de trabalho ativa por membro da equipe.
O Bitrix24 também gera relatórios de eficiência de tarefas e KPIs por colaborador, acessíveis diretamente pelo modo Supervisor.
Estruture o controle de tarefas e projetos com o método certo
O módulo de Tarefas e Projetos do Bitrix24 entrega o que a maioria das ferramentas de gestão promete separadamente: organização, automação, integração com o processo comercial e visibilidade em tempo real para o gestor.
Com tarefas bem configuradas, projetos estruturados e os modos de visualização corretos para cada equipe, a operação ganha clareza sobre responsabilidades, reduz trabalhos repetitivos e entrega mais dentro do prazo.
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Perguntas frequentes sobre controle de tarefas e projetos no Bitrix24
Qual a diferença entre tarefa e projeto no Bitrix24?
Uma tarefa é uma atividade pontual com responsável, prazo e resultado esperado. Um projeto é um conjunto estruturado de tarefas com objetivo comum, feed próprio, calendário, disco de arquivos e controle de acesso por função. Use tarefas para demandas isoladas e projetos para entregas que envolvem múltiplas pessoas e etapas interdependentes.
O controle de tarefas e projetos está disponível no plano gratuito?
Sim, o módulo de Tarefas e Projetos está disponível no plano gratuito do Bitrix24. Contudo, recursos como automação avançada de tarefas, múltiplos responsáveis por tarefa e relatórios de eficiência por colaborador estão disponíveis a partir dos planos pagos. Para equipes com processo de gestão estruturado, o plano Standard costuma ser o ponto de entrada mais adequado.
Como conectar tarefas ao CRM no Bitrix24?
Ao criar uma tarefa no formulário detalhado, selecione o campo “Projeto” e vincule a tarefa a um cliente, lead ou negócio cadastrado no CRM. Também é possível criar tarefas diretamente a partir do card do CRM, com os dados do cliente já preenchidos automaticamente. O status da tarefa aparece no Kanban do CRM sem precisar abrir o módulo de tarefas separadamente.
O que é o Fluxo de departamento no Bitrix24?
O Fluxo de departamento é um recurso lançado em 2025 que distribui automaticamente tarefas semelhantes entre os colaboradores disponíveis de um departamento. Em vez de o gestor atribuir cada demanda manualmente, o sistema encaminha para quem está com menor carga no fluxo configurado. É fundamental para áreas com alto volume de solicitações recorrentes, como jurídico, suporte e financeiro.
Como o CoPilot ajuda no gerenciamento de tarefas?
O CoPilot, a IA nativa do Bitrix24, gera descrições de tarefas automaticamente a partir de um resumo simples, sugere checklists com base no título da atividade e produz resumos de tarefas com muitos comentários. Isso reduz o tempo de preenchimento, padroniza o nível de detalhamento das demandas e facilita o acompanhamento pelo gestor.
